Personvernpolitikk

Formålet med Albatros’ persondatapolitikk er å formidle på en klar og tydelig måte hvordan vi samler inn, overfører, bruker og beskytter dine personopplysninger. Vi ønsker å minimere behandlingen av dine personopplysninger så mye som mulig, og vi ønsker at den måten vi behandler opplysningene på skal være lett å forstå og få innsikt i. Den politikken du kan lese her skal også informere deg om hvilke rettigheter du har og kan gjøre bruk av.

Albatros utfører all håndtering av personopplysninger i henhold til de gjeldende reglene for behandling av personopplysninger (GDPR og PDL). Vår persondatapolitikk gjelder alle våre kunder, leverandører og samarbeidspartnere.

Om Albatros
Albatros Travel er et internasjonalt reisebyrå med gruppereiser som spesialitet. Vi har hovedkontor i København, Danmark, og herfra betjener vi kunder i Danmark, Norge, Sverige og Finland. I tillegg har vi kontor i Polen, Kina og Sør-Afrika. Albatros inngår i SRBW Holding. Følgende selskaper inngår også: The Great Wall Marathon, Albatros Afrika, Albatros Expeditions, Albatros Arctic Circle og Hotel Hvide Falk. Denne personvernpolitikken gjelder for disse virksomhetene, men din primære kontakt er Albatros.

Har du spørsmål til denne personvernpolitikken eller til vår behandling av dine personopplysninger og rettigheter kan du kontakte oss skriftlig her:

Albatros Travel
Tøndergade 16
DK-1752 København V
Danmark
e-post: info@albatros.no 

Hva er personopplysninger?
Personlige opplysninger er alle opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det kan for eksempel være navn, privatadresse, e-postadresse eller andre kontaktopplysninger, uansett om de hører til personens private bopel eller arbeidsplass.

Hvilke typer personopplysninger behandler vi og hvorfor?
Hvilke opplysninger som blir samlet inn kan variere alt etter om du er kunde, leverandør eller samarbeidspartner, men generelt vil det være opplysninger som har å gjøre med kundeadministrasjon, leverandøradministrasjon samt opplysninger som har å gjøre med Albatros Travels forpliktelser.

Obs: Hvis du ikke oppgir personopplysninger kan det bety at Albatros ikke vil være i stand til å oppfylle sine forpliktelser i forbindelse med ditt kunde- eller leverandørforhold.

Opplysninger om våre kunder og hvordan de blir samlet inn
Albatros vil vanligvis innhente følgende opplysninger om våre kunder:

Ved bestilling av en reise
Når du bestiller en reise hos Albatros samler vi inn personlige opplysninger om deg og eventuelle medreisende for å kunne gjennomføre bestillingen din. Det er opplysninger om navn, fødselsdato, alder, kjønn, adresse, telefonnummer og e-postadresse for alle reisende som er omfattet av bestillingen. Hvis bestillingen omfatter barn samler vi inn de samme opplysningene om barnet.

Albatros innsamler og behandler som utgangspunkt bare vanlige personopplysninger. Det kan allikevel være tilfeller i forbindelse med bestilling av en reise der det er nødvendig for oss å samle inn og behandle sensitive personopplysninger (for eksempel opplysninger om spesialmenyer på flyreisen din eller helseopplysninger som for eksempel behov for rullestol) samt opplysninger om personnummer, for eksempel i forbindelse med visumsøknader der vi trenger passkopi. Uten disse opplysningene vil vi ikke kunne levere de ekstra tjenestene som er tilknyttet de sensitive personopplysningene.

Når du bestiller en maratonreise samler vi i tillegg inn opplysninger om kontaktinformasjon til dine nærmeste pårørende. Vi samler også inn informasjon om størrelse på løpetrøye og om nasjonalitet.

Ved personlig kontakt
Når du kontakter kundeservice direkte på e-post, telefon eller ved personlig oppmøte på messer o.l., samler vi inn opplysninger om deg som er nødvendige for at vi kan hjelpe deg best mulig. Det vil for eksempel være navn, fakturanummer, e-postadresse og/eller telefonnummer. Ved personlig kontakt vil vi også samle inn andre personopplysninger som du selv velger å gi oss og som er relevante for henvendelsen din. Det kan for eksempel være opplysninger om allergi, flyplassassistanse eller andre opplysninger om deg eller de øvrige personene som er omfattet av reisebestillingen din.

Hvis du bestiller en reise ved personlig kontakt samler vi inn de opplysningene som er nevnt i avsnittet over.

Opplysninger som samles inn fra en annen enn deg
Ved bestilling av en reise eller ved annen kontakt kan en person gi personopplysninger om en eller flere medreisende. Vårt utgangspunkt er at den som gir oss slike opplysninger har hentet inn fullmakt fra alle de medreisende til å gi personopplysningene til oss. Hvis du ikke selv har foretatt en bestilling, men en annen har gjort en bestilling der du er med, samler vi inn personopplysninger om deg fra den pågjeldende personen. Det samme skjer hvis en annen er i kontakt med oss på dine vegne.

Som abonnent på nyhetsbrevet vårt
Nå du melder deg på nyhetsbrevet vårt registrerer vi navn, postnummer og e-postadressen vi sender nyhetsbrevet til. Vi tar vare på e-postadressen din så lenge du abonnerer på nyhetsbrevet. Du kan melde deg fra når som helst ved å klikke på linken nederst i nyhetsbrevet.

Ved bruk av våre nettsider
Vi samler inn opplysninger om hvordan det blir navigert på våre nettsider og hvilke søkninger som blir gjort. Vi bruker opplysningene til å forbedre presentasjonen av reisene og ytelsene våre og til å sikre den beste opplevelsen for brukeren. Disse opplysningene er anonyme og kan ikke knyttes til en bestemt person.

Opplysninger angående våre leverandører og samarbeidspartnere
(ikke relevant for kunder)
Fra våre leverandører og samarbeidspartnere samler vi inn opplysninger når vi inngår en leveranse- eller samarbeidsavtale. Det er følgende opplysninger: Kontaktopplysninger (jobbtittel, navn, kontaktinformasjon), opplysninger du gir oss om dine preferanser for markedsføring eller kommunikasjon samt opplysninger du gir oss hvis du kontakter oss med spørsmål for å innberette et problem eller som ledd i vårt samarbeid.

Hva bruker vi personopplysningene dine til?
Albatros behandler personopplysningene dine til å oppfylle de formålene som er angitt i følgende avsnitt. Legg merke til at det ikke nødvendigvis er alle tilfelle som gjelder for deg.

Albatros behandler utelukkende personopplysningene dine i det omfang det er nødvendig i forbindelse med ditt kunde-, leverandør- eller samarbeidsforhold (idet det i hvert enkelt tilfelle tas høyde for eventuelle interesser) eller i henhold til gjeldende rett.

Albatros’ juridiske grunnlag for å behandle dine personopplysninger
Albatros behandler dine personopplysninger i henhold til loven. Albatros bruker ikke dine personopplysninger til å ta avgjørelser som alene er basert på automatisk behandling, herunder profilering.

Albatros streber etter å sikre at de personopplysningene vi behandler er korrekte og oppdaterte. Vi ber deg derfor om å informere oss om eventuelle endringer i dine personlige opplysninger (for eksempel adresse).

Albatros behandler som utgangspunkt opplysningene om deg enten på bakgrunn av et samtykke, ved en inngått reiseavtale med Albatros, eller for å kunne oppfylle andre juridiske forpliktelser. Det betyr at selv om du trekker tilbake samtykket ditt, og den behandlingen som er basert på samtykket utløper, kan personopplysningen allikevel finnes hos oss til andre formål. Hovedsakelig behandler vi opplysningene dine for å oppfylle en avtale som du er part i, som for eksempel en reise. Det kan dessuten være situasjoner der vi behandler dine personopplysninger for å ivareta en legitim interesse, med mindre hensynet til dine interesser går forut for dette. De legitime interessene som Albatros ivaretar er blant annet markedsføring og statistikk.

Kundeadministrasjon
For å kunne levere de reiseytelsene som du har bestilt hos oss bruker vi personopplysningene dine på forskjellige måter. Opplysningene blir brukt til å utstede billetter og reisedokumenter samt til å foreta hotellbestillinger og gjennomføre betaling av de ytelsene du har bestilt. Hvis du har bestilt ytterligere tjenester, som reiseforsikring, utfluktspakker, visum, forlengelser og lignende, blir opplysningene brukt på samme måte til å levere disse tjenestene. Det innbefatter også bruken av dine opplysninger til bokføring, avregning, revisjon og lignende.

I tillegg bruker vi personopplysningene dine til å gi deg service hvis du kontakter oss med spørsmål, kommentarer eller reklamasjoner. Vi bruker navn og fakturanummer til å identifisere deg og reisen din. Vi bruker kontaktopplysningene dine, for eksempel e-postadresse og telefonnummer, i tilfelle av spørsmål.

Tilsending av ekstra informasjon om reisen din
Når du har bestilt en reise med oss bruker vi personopplysningene dine til å sende en bekreftelse og viktig informasjon om den kommende reisen. Det blir sendt til den e-postadressen du oppga da du bestilte reisen.

Vi sender informasjon om avvik i reisen din, som for eksempel tidsendringer, ruteendringer eller hotellendringer. Denne informasjonen blir sendt enten på e-post eller i et brev eller opplyst på telefon avhengig av hvilken type endring det er og de kontaktopplysningene vi har på deg.

Vi sender purringer via e-post.

Bruk av cookies
På våre nettsider bruker vi tredjepartscookies til forskjellige former for trafikkmåling, statistisk analyse og i forbindelse med markedsføringskampanjer. Du kan lese mer om cookies og Albatros Travels bruk av cookies her www.albatros.no/praktisk/informasjon-om-bruk-av-cookies. Disse aktivitetene registreres anonymt.

Markedsføring og statistikk
Kundeopplysninger kan brukes av Albatros i markedsføringssammenheng og i forbindelse med statistikker, men det vil være anonyme eller anonymiserte data på et aggregert nivå som ikke kan føres direkte til deg som person.

Evaluering av våre ytelser
Hos Albatros evaluerer vi løpende våre produkter og ytelser for å kunne opprettholde en høy kvalitet. Derfor bruker vi de opplysningene vi samler inn fra våre kunder i evalueringsskjemaet etter reisen til å utvikle og forbedre våre reiser og service. En anonymisert evaluering av reisene våre blir også vist på nettsidene våre.

Dette gjelder også vår markedsføring, der vi bruker brukeratferd for å utvikle hvordan vi presenterer opplysninger og kampanjer. I disse tilfelle vil det være anonymiserte data som ikke kan føres direkte til personer.

Deling av personopplysninger
Albatros gir kun dine personopplysninger videre i den omfanget som er nødvendig for å kunne levere de ytelsene du har bestilt hos oss. Albatros gir ikke personopplysningene dine videre til samarbeidspartnere eller tredjeparter slik at disse kan bruke dine opplysninger til direkte markedsføring.

Leverandører av reiserelaterte ytelser
Albatros vil typisk gi personopplysninger videre til følgende mottakere i forbindelse med bestilling av en reise og relaterte produkter og ytelser:

Reisesystemer
Et GDS er et it-nettverkssystem som eies eller drives av et firma som muliggjør transaksjoner mellom reisebransjens tjenesteutbydere, hovedsakelig flyselskaper, hoteller, bilutleiefirmaer og reisebyråer. Et GDS forbinder tjenester, priser og booking ved å konsolidere produkter på tvers av de tre reisesektorene, det vil si flyreservasjoner, hotellreservasjoner og bilutleie. Hos Albatros bruker vi Amadeus.

Interne it-systemer
Hos Albatros håndterer vi personopplysninger i en rekke interne it-systemer. Det er blant annet vår kundedatabase og salgssystem. Disse systemene er utarbeidet til å kunne levere de ytelsene som du har bestilt hos oss, og til å kunne håndtere de personopplysningene vi samler inn.

Flyselskaper
Albatros gir personopplysninger videre til flyselskaper i forbindelse med bestilling av reisen din. Til bruk for bestilling av flyreisen din vil vi typisk gi videre opplysninger om navn, avreiselufthavn, destinasjon, dato for ut- og hjemreise, spesielle ønsker i forbindelse med reisen din, herunder bestilling av spesialmeny på flyet og eventuelt behov for assistanse på flyet eller på flyplassen til det valgte flyselskapet.

I forbindelse med reiser til spesielle destinasjoner kan vi dessuten gi videre opplysninger om passnummeret ditt til flyselskapet.

Busselskaper
Albatros gir personopplysninger videre til busselskaper hvis du skal transporteres i buss som en del av reisen din (for eksempel i forbindelse med dagsturer til turistattraksjoner mv.). Til bruk for bestilling av busstransporten din vil vi typisk gi videre opplysninger om navn, oppsamlingssted, dato og tidspunkt for bussturen, destinasjon samt spesialønsker i forbindelse med bussreisen, herunder bestilling av spesialmenyer på bussreisen og eventuelt behov for assistanse på bussreisen på grunn av handikap eller sykdom.

Rederier
Albatros gir personopplysninger videre til rederier hvis du skal på en skipsreise som en del av reisen din (for eksempel i forbindelse med dagsturer til turistattraksjoner, cruise mv.). Til bruk for bestilling av skipsreisen din vil vi typisk gi videre opplysninger om navn, destinasjon, reiserute, dato og tidspunkt for avreise og hjemreise samt spesialønsker i forbindelse med skipsreisen, herunder bestilling av spesialmenyer på skipet og eventuelt behov for assistanse på skipsreisen på grunn av handikap eller sykdom.

Reiseagenter
Hvis du som en del av reisen skal delta i utflukter eller har behov for transfer, kan Albatros gi personopplysninger videre til reiseagenter. Reiseagenten har til oppgave å arrangere den pågjeldende utflukten eller transferen ved bestilling av de ønskede ytelsene hos lokale leverandører på destinasjonen. Til bruk for bestilling av utfluktene dine, transfers mv. vil vi typisk gi videre opplysninger om navn, dato og tidspunkt for ankomst/avreise, destinasjon samt spesialønsker i forbindelse med transferen eller utflukten, herunder bestilling av spesialmenyer og eventuelt behov for assistanse på grunn av handikap eller sykdom.

Reiseledere og engelsktalende guide
Albatros Travels rundreiser er med enten skandinavisk reiseleder eller engelsktalende guide med stor erfaring fra det pågjeldende landet. Alle guider og reiseledere er nøye utvalgt, og noen er bosatt på destinasjonene ute i verden, mens andre bor i Skandinavia og blir med reisedeltakerne fra flyplassen til destinasjonen. Reiselederen har til oppgave å guide deg igjennom reisen din og hjelpe deg underveis. For at de skal kunne gjøre dette gir vi typisk videre opplysninger om navn, dato og tidspunkt for ankomst og/eller avreise, destinasjon samt spesialønsker i forbindelse med reisen, herunder bestilling av spesialmenyer og eventuelt behov for assistanse på grunn av handikap eller sykdom.

Forsikringsselskaper
Som ledd i bestillingen av din reise hos oss har du mulighet til å kjøpe en reiseforsikring og/eller en avbestillingsforsikring. Hvis du ønsker å kjøpe en slik forsikring, vil vi gi personopplysninger videre til forsikringsselskapet som de kan bruke til å tegne forsikringen din. Til bruk for tegning av reiseforsikring og/eller avbestillingsforsikring gir vi typisk opplysninger videre til forsikringsselskapet om navn, e-postadresse, destinasjon, dato for avreise og hjemreise samt reisetype.

Albatros samarbeider med forsikringsselskapet Gouda.

Ved valg av sitteplasser i fly
Avhengig av hvilket flyselskap som blir brukt til reisen blir det brukt forskjellige muligheter for valg av sitteplasser. I de tilfelle hvor Albatros har mulighet for å velge plassene i flyet for deg og dine medreisende som inngår i reisebestillingen, overfører vi personopplysninger til Albatros-medarbeidere i Sør-Afrika. Personopplysningene vi overfører vil typisk være navn, fakturanummer og fødselsdato, samt eventuelle ønsker om spesialmeny eller helseopplysninger som det skal tas hensyn til på flyreisen. Overføringen skjer via et flymanifest i vårt bookingsystem DaVinci.

Internasjonale overføringer av personopplysningene dine
Siden vi arrangerer reiser til hele verden er noen av våre partnere (som hoteller og flyselskaper) utenfor EU/EØS-området. Det betyr at personopplysninger kan bli overført til samarbeidspartnere i disse landene når det er nødvendig for å levere den ytelsen du har bestilt. Hvis reisen din går til et land utenfor EU/EØS er det en forutsetning at Albatros har en mulighet for å overføre persondata for å kunne booke flyreise, hoteller mv. på reisedestinasjonen din. I tillegg har Albatros et kontor i Sør-Afrika der seating (valg av sitteplasser i fly) i noen tilfeller finner sted.

Uansett hvilket land Albatros sender personopplysningene dine til har Albatros forpliktet seg til å sikre at det blir opprettholdt et høyt beskyttelsesnivå for personopplysningene dine.

Personvernlovgivningen i land utenfor EU/EØS kan være mer lempelig enn den er i Norge og i EU/EØS. I størstedelen av tilfellene vil det være snakk om land der EU-kommisjonen har vurdert at personvernsnivået ikke er på høyde med personvernsnivået innenfor EU/EØS.

I de tilfeller det er praktisk mulig for oss vil overføring av personopplysningene dine skje på bakgrunn av de standardoverføringskontraktene som EU-kommisjonen har utarbeidet. De er spesielt utarbeidet til dette formålet. Overføringer til USA vil så vidt mulig skje på bakgrunn av Privacy Shield. Privacy Shield er en avtale mellom EU og USA som blant annet fastsetter et sterkt sett av personvernregler og sikkerhetsforanstaltninger som de amerikanske virksomhetene som slutter seg til ordningen er forpliktede til å overholde når de behandler personopplysninger.

I visse tilfelle vil det imidlertid ikke være praktisk mulig for Albatros å inngå en standardoverføringskontrakt eller å bruke Privacy Shield som juridisk overføringsgrunnlag. I slike tilfeller vil overføringen av opplysningene skje med hjemmel i personvernforordningens artikkel 49, 1 (b), da overføringen av dine personopplysninger til det pågjeldende landet er nødvendig av hensyn til å oppfylle kontrakten mellom deg og Albatros (det vil si i forbindelse med reisen din).

Hvis du ikke ønsker at Albatros sender personopplysningene dine til mottakere utenfor EU/EØS i forbindelse med bestilling av din(e) reise(r), ber vi deg om å informere oss om dette senest i forbindelse med bestillingen av reisen din. Du må være oppmerksom på at Albatros Travels mulighet til å overføre persondata er en forutsetning for å kunne gjennomføre reisen din hvis den går til et land utenfor EU/EØS.

Albatros gir ikke i noe tilfelle personopplysningene dine videre til mottakere utenfor EU/EØS med mindre det er nødvendig for å kunne oppfylle ønskene dine ved for eksempel å levere den bestilte reisen til deg.

Dataintegritet
Personopplysninger blir oppbevart så lenge det er nødvendig for å oppfylle det formålet de er innsamlet til, med mindre oppbevaringen er nødvendig for å oppfylle nasjonale lovkrav. Det gjelder blant annet lovpliktige oppbevaringsperioder i forbindelse med bokføring og mulighet for reklamasjon mv.

Hos Albatros tar vi vare på personopplysningene dine og reisehistorikken din i 5 år fra hjemreisedatoen på din siste reise. Opplysningene blir lagret i vår kundedatabase. Vi vil alltid sikre at personopplysningene dine blir slettet på en sikkerhetsmessig forsvarlig måte. Er du medlem av Royal Albatros lagrer vi personopplysningene dine i 5 år eller til du melder deg ut.

Hvis du er påmeldt nyhetsbrevet vårt lagrer vi personopplysningene dine så lenge du velger å fortsette å motta nyhetsbrevet.

Personopplysninger som er samlet inn i forbindelse med messer og lignende blir oppbevart i 3 måneder etter datoen for messen.

Sikkerhetsforanstaltninger
Albatros har implementert en rekke tekniske og organisatoriske sikkerhetsforanstaltninger for å beskytte personopplysningene dine mot misbruk. Vi evaluerer løpende risikoer i vår behandling av personopplysninger og tar de nødvendige forholdsreglene for å minske risikoen. Sikkerhetsforanstaltningene blir gjennomgått løpende og revidert i overensstemmelse med den teknologiske utviklingen.

I tillegg har vi implementert adgangsstyring i en lang rekke av våre systemer, slik at det bare er medarbeidere med et arbeidsbetinget behov som har adgang til personopplysninger. Vi sørger løpende for å utdanne våre medarbeidere og har utarbeidet og implementert en lang rekke prosedyrer for å sikre at behandlingen av personopplysninger skjer i overensstemmelse med de prinsippene som følger av personvernretten. I tillegg er alle Albatros Travels medarbeidere underlagt taushetsplikt, slik at du kan være sikker på at dine opplysninger behandles fortrolig.

Dine rettigheter
Du har en rekke rettigheter i henhold til den gjeldende personvernlovgivningen:

Du har rett til å anmode om at opplysningene om deg blir slettet eller korrigert. Du har også rett il å anmode om at behandlingen av personopplysningene dine er begrenset til bestemte formål og for eksempel ikke kan brukes til direkte reklame eller såkalt profilering.

Dessuten har du rett til å trekke tilbake samtykket ditt til behandling av dine personopplysninger. Hvis du ønsker dette, vil vi slette personopplysningene dine og avbryte den behandlingen som var omfattet av samtykket ditt.

Hvis du ønsker å gjøre bruk av disse rettighetene skal du kontakte oss via kontaktinformasjonen som står øverst i denne personvernpolitikken under avsnittet «Om Albatros».

Du har også rett til å få innsikt i de personopplysningene som Albatros har registrert om deg. Det får du ved å sende en skriftlig anmodning om registeruttrekk til den adressen som du finner øverst i denne personvernpolitikken under avsnittet «Om Albatros». Anmodningen bør skje skriftlig per brev, da den må inneholde din underskrift. I anmodningen trenger vi ditt navn, kontaktopplysninger og gjerne også fakturanummeret på din(e) tidligere reise(r). Merk gjerne brevet «Anmodning om registeruttrekk».

Klagemulighet
Hvis du ønsker å klage over Albatros Travels behandling av dine personopplysninger kan du gjøre det til:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
DK-1300 København K
Danmark
E-post: dt@datatilsynet.dk

Datatilsynet
Postboks 8177 Dep.
0152 Oslo
E-post: postkasse@datatilsynet.no

Oppdateringer
Albatros evaluerer og oppdaterer løpende denne personvernpolitikken. Du bør derfor regelmessig sjekke den for eventuelle endringer som kan ha betydning for behandlingen av dine personopplysninger.